【タスク管理の決定版】２分以内だったら即実行！GTDのやり方について

タスク管理に悩まれている方は多いのではないでしょうか？
かくいう私もそうですが、GTDを取り入れてから格段にタスクが早くなり、巡り巡って年収も上がりました。
タスク管理の決定版、GTDについてご紹介します。

GTDとは？タスク管理の基本を解説

タスク管理に悩んでいる方に向けて、GTDの基本をわかりやすくご紹介します。
GTDは「Getting Things Done」の略で、やるべきことを効率よく進めるための方法です。

まず、GTDの基本ルールについてですが、これはタスクを頭の中にため込まず、外に出して整理する考え方です。
この方法により、頭の中がすっきりして、次に何をするべきか迷わなくなります。

GTDは次のような特徴があります。

• 頭の中のタスクを全て書き出す
  すべてのタスクを一箇所に集めて、漏れを防ぎます。
• タスクを整理して優先順位を決める
  やるべきことを分けることで、取り組みやすくなります。
• 定期的に見直しを行う
  必要なタスクだけを残し、不要なものを削除します。

GTDは、忙しい日常の中で忘れがちなタスクを効率よく管理できる便利な方法です。
誰でも簡単に始められるので、ぜひ試してみてください。

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GTDの5つのステップを詳しく紹介

これからGTDを実践したい方に向けて、基本となる5つのステップを解説します。

それぞれを順番に行うことで、効率的なタスク管理が実現します。

収集（全てのタスクを洗い出す）

最初に、頭の中にあるタスクをすべて紙やアプリに書き出します。買い物や仕事、忘れていた用事など、大小問わず記録してください。

整理（タスクを分類して整理する）

書き出したタスクをカテゴリごとに分けます。例えば、「今すぐやる」「後でやる」「誰かに任せる」などに分類すると見やすくなります。

見極め（やるべきタスクを決定する）

分類したタスクから、優先順位を決めます。特に重要なものを見極めて、上位に配置しましょう。

整理整頓（定期的にタスクを見直す）

毎週、タスクが増えすぎていないか確認します。終わったものは消し、新しいものを追加してください。

実行（計画に従ってタスクを片付ける）

スケジュールを守りながら、計画通りにタスクをこなします。一度に全部終わらせようとせず、無理のない範囲で進めることが大事です。

このステップを繰り返すことで、タスクを管理しやすくなります。

実際のやり方について

実際のフローは以下の通りです。

行動を起こすべき？

最初の選択肢は、「行動を起こすべきかどうか」です。
この分岐で、「行動が必要なもの」なのか「単なる情報なのか」を分類します。

行動を起こすべきでないと判断した場合、ゴミ箱（なにもやらない）、いつかやる（たぶんやらない）、資料フォルダに記載します。

次に取るべき行動は一つ？

「次に行動を起こす必要がある」と決めたものに関しては、２つのことを明らかにすることになります。
一つ目は「次に取るべき具体的行動は何か」と、達成に行動が複数の必要ならば、「望む結果は何か」です。

フローチャート上では１つのフローで表現されていてわかりづらいのですが、この部分では以上の２つのことを決めていく必要があるのです。

「次に取るべき具体的行動は何か？」

「次に取るべき具体的行動（Next Action）」は、GTDでは非常に重要な概念となります。
この段階で、「行動を起こすべきこと」は、より具体化された「次に取るべき具体的行動」に書き換えられることになります

例えば「サッカーをする」というタスクがあった時、それだけではわかる人にはわかるのかもしれませんが、具体的にどんな行動を取れば良いのかはわかりません。
人間は忘れる生き物ですし。

もっと細かくブレークダウンして、「サッカーの日程を確認する」「持ち物を確認する」「サッカー上のを確認する」などが、「次に取るべき具体的行動」となります。

「望む結果は何か？」

複数のステップが必要な場合には、「望む結果」を明らかにします。
GTDでは、一回でおわらないような、複数のタスクで構成されたものを「プロジェクト」と呼んでいます。

例えば、「サッカーの準備をする」というタスクは、一つの行動で完了する訳ではありません。
つまり、複数の行動が必要なものなのでプロジェクトということになります。
これがGTDのプロジェクトの概念です。

「サッカーの準備をする」プロジェクトの「望む結果」は何でしょうか？

そのまま「サッカーの準備を完了させる」でも良いかも知れませんが、より踏み込んで「良い試合ができるように、事前にアップまで完了した状態にする」とした方が、より明確な「望む結果」になります。

明確にされた「望む結果」は、リスト化しておくことで「プロジェクトリスト」として扱うことになります。

行動を起こす必要のあるもの

行動を起こす必要のあるものについては、いままでで次の具体的な行動が定義されました。
次に具体的な行動について以下の３つの質問を行うことで、それらをどう進めていくか判断していきます。

２分以内にできる？

２分以内にできる行動に関しては、「今すぐやる」と決断します。
２分でできる行動については、わざわざ分類しません。

これをGTDでは、2分ルールと呼びます。
「リストに入れる時間よりも、やってしまった方が早い仕事は、直ちに実行する」という判断基準になります。

その具体的な基準が２分なのです。

自分でやるべき？

自分でやる必要がない行動に関しては、「誰かに頼む」という選択肢を取ることになります。

特定の日付にやるべき？

ミーティングなど、特定の日付にやることが決まっているものに関しては、「カレンダー」に分類されます

次に取るべき行動リスト

行動を起こすことが必要」で「２分以上掛かる」「自分でやるべき」で「やる特定の日付が決められていない」行動に関しては「あとでやる」ことになります。

このリストに残ったものだけに集中しながら、仕事を進めていくことになります。

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GTDに必要なツールと実践のポイント

GTDは特に多くの道具を必要とする訳ではないのですが、実践するために必要な道具と取り組む際のポイントを解説します。
便利な道具を活用すれば、GTDがさらに効果的になります。

必要な道具

• ノートやメモ帳
  手軽にタスクを書き出せる紙のノートは初心者におすすめです。持ち運びも便利です。
• タスクリストアプリ
  スマートフォンのアプリを使うと、タスクの整理や通知ができて便利です。
• カレンダー
  予定を入れるためのカレンダーがあると、締切や優先順位を把握しやすくなります。

実践のポイント

• タスクは漏らさずに書き出す
• 毎日少しでも進める
• 定期的に見直す習慣をつける

道具を上手に使いながら、自分に合った方法でGTDを実践してください。

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【H2】GTDが向いている人と向かない人の特徴

GTDが向いている人

• たくさんのタスクを抱えている人
  忘れやすい人にとって、すべてを書き出す方法は非常に役立ちます。
• 整理整頓が好きな人
  カテゴリ分けが得意な人に向いています。

GTDが向かない人

• 計画を立てるのが苦手な人
  細かく管理することがストレスになる場合があります。
• 書き出しや整理を続けられない人
  習慣化できないと逆に負担になりがちです。

GTDが合わない場合は、もっと簡単な方法を試すと良いでしょう。

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【H2】GTDで生活を整える成功例と失敗例

最後に、GTDの実例をご紹介します。成功例を参考にしながら、失敗例を避けることで、GTDをうまく活用できます。

成功例

• タスクが減った人
  すべてを書き出した結果、重要でないタスクが見えてきて、やらなくても良いことに気づけた例があります。
• 目標達成が早まった人
  優先順位を明確にしたことで、大切な仕事を先に終わらせられた人もいます。

失敗例

• 書くだけで終わった人
  書き出した後、整理や見直しをしなかったため、タスクが増えてしまったケースがあります。
• 無理に詰め込みすぎた人
  スケジュールを詰め込みすぎて、途中で挫折した例も少なくありません。

成功するためには、計画的に実行し、無理のない範囲で取り組むことが大切です。
GTDを取り入れて、効率的にタスクを片付けていきましょう。